Dans le procédures administratives instruites par la mairie, la production d’une copie certifiée conforme à l’original n’est plus exigée : une simple photocopie est admise.

Exception
La mairie continue à certifier conformes, à la demande des usagers, les copies demandées par les autorités étrangères (se munir de la demande de l’autorité étrangère).

En cas de doute sur la validité d’une photocopie produite ou envoyée, la mairie peut demander, de manière motivée, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, la présentation de l’original.

Les procédures en cours sont alors suspendues jusqu’à la production des pièces originales.

Le maire ou son remplaçant ne doit pas délivrer de copie ou photocopie conforme lorsque la certification relève de la compétence exclusive de l’autorité qui détient la minute ou en a remis le brevet de l’acte. C’est notamment le cas pour :

• les actes délivrés par les notaires et les greffiers,
• les actes d’état civil quand l’acte a été dressé par le maire d’une commune autre que celle du maire à qui la certification est demandée,
• les livrets de famille,
• les certificats d’origine demandés par les douanes pour les marchandises.

La certification de copie ou de photocopie est la constatation de la conformité à la de la reproduction d’un acte avec l’original.